営業事務のお仕事を総括してみる

こんにちは

 

先日ネットサーフィンしてたら

「営業事務の仕事に転職したい!!!!」

みたいな記事を目にする機会があり。

 

そういった方に、

「(食品)メーカーの営業事務のお仕事」について、

一事例ではありますが、少しでも情報提供できたらな〜と思い記事にしてみました。

 

 

まず私的(私の部署的)営業事務の主なお仕事は以下4つ

①電話対応

毎日毎日、ジャンッジャン電話が鳴ります。

大きく分けて3つ、

一般のお客様からとお得意先様(卸店様)からと社内からです。

一般のお客様からは商品内容の問い合わせから、購入場所の問い合わせなどなど・・・

卸店様からは発注が入ってるかどうか、発注時間の締め後に、発注の追加はできないかどうか等、今日の納品時間はいつになるのか、明日納品分を明後日に変更できないか、商品試してみたいからサンプル送ってくれないか、今発注したら賞味期限はいつのものが届くか etc…….

社内だと物流業務(きちんと物が運べるようにする手配)の調整・確認や、営業からの問い合わせが主です。

 

 

とにかく!!!!

一日で電話応対にかかる時間は本当に多いです!!!

といっても別の営業部署のところはあまり電話なっていなかったりするようで・・・

一概には言えないみたいですが。

営業部署の窓口として、出来る限りの一次対応をする必要があります。

 

個人的には電話対応って様々な案件があったり、得意先の方もも覚えてくれたりして、とっても楽しい♪ですが、

忙しい時は本当に目が回りそうになるので(それもまた楽しいのですが・・・)

のんびりじっくり仕事したい人には、忙しく感じる要素の1つかもしれません。

 

②営業のサポート(ありとあらゆる面で)

・展示会のお手伝いをしたり。

(展示会にいらっしゃっているお客様にアプローチし、無料の自社WEBサービスに登録していただく、というまるで営業みたいな仕事もしたりします)

・営業に、社用携帯の設定やパソコンの使い方をレクチャーしたり。(おかげさまでパソコンの設定に詳しくなりました。社内に専用のヘルプデスクもありますが一次対応として質問がきます。。)

・お茶出ししたり。

(◯◯社の人達ってどんな感じなんだろう・・とか、イケメンいたりするかな?!とか事前妄想してからお茶出すと、すごい楽しめます。笑)

・データ入力や、庶務・お手伝いできること全部行ったり。

営業に頼まれたら、出来る限りのことは、全てやります。

 

いわゆる、なんでもやさんです!

 

③商品の在庫・生産管理や物流に関する調整

商品が新しく売れることになったなど、営業が発信している情報を自分から取りに行き、都度営業担当に詳細を確認しています。

その後、生産などを管理している部署に情報共有し、生産につなげていただき、品薄になってしまわないようにしています。

どこかで大口の出荷があると、全国的に品薄になりお客様にご迷惑をかけることにもつながりかねないので、

常にアンテナを貼り、自分から情報を取りに行く姿勢が大事だったりします。

 

④その他内勤業務

・経費等の処理など。(私は担当したことがないので把握できていませんが・・)

・マスタ管理(新規納品先の登録や、商品のお値引きの登録など)

・監査対応

 

ざっくり、こんな感じです!

 

私の部署にいらっしゃるハイレベルベテラン内勤(もうすぐ課長?)の方は、もはやいわゆる営業事務の業務ではなく、

得意先との商談や打ち合わせに参加したり、新規施策関連の手伝いなど、

営業企画寄りのお仕事をされています。

 

以上がざっくりとした営業事務の仕事ですが

私が新人配属のときに思ったことを記載しておくと

 

「私・・・向いてない〜〜〜〜〜〜!(爆死)」でした。

一瞬そう思った時期はあったものの、

すぐに気持ちを切り替え

「向いてないのではなく自分のプロ意識が足りないだけだ・・・(ワナワナ)」と考え、

その後、「わたし、向いてる!」と思うようになりましたが。

 

営業事務は営業の補佐なので、

自分がミスすると営業の役に立たなかったということになりますよね。

(というか、むしろ迷惑をかけてしまうことに。)

性格的に「まずはやってみる!」タイプなので、慎重派ではなかったこともあり。。。。

私、社会人なりたてのころはミスがとっても多く。

私自身に「チェックをする」という習慣がないことが原因だと悟りました。

ミスするかもしれない、という認識がなかったのです。(今思うと結構やばめ・・・)

社会人になり、営業の方に迷惑をかけてしまったことでようやく

「ミスって起こるんだ・・迷惑かけちゃう・・・ちゃんと、チェックしなきゃ」

そう思ったことが大きかったです

 

ということで、わたしは後天的に無理やり叩き込み、癖付けして身につけたものの

元々慎重派の人は、先天的に向いている(才能がある?)職種だと思います。

行動派の人は、「チェックを行う」という癖付けができる職種です!

 

あとは・・・

人と関わることが好きな人に向いている仕事だと思います。(個人的にはこっち寄りで向いてると思うようになりました)

営業の人はもちろん、社内のいろんな部署の人に協力をお願いしたり。

社外の方からの問い合わせに対応したり。

事務とはいえども、かなり人と接する仕事だと思っています。

 

最後に

営業部署は「お客様に一番近い部署」なので・・・

「お客様からの急な依頼で・・・」

「どうしても今お願い!」

という感じで、スピード感が求められることが多々あります!

迅速に対応すれば、営業を含む自社のイメージアップにもつながりますし、スピード感を大切にできる人に向いていると感じます。

 

 

また、営業からも多々依頼・質問を受けますので、

どんなに忙しくとも、自分の手をとめて対応できる「余裕感を出す力」も必要かもしれません(笑)

営業から頼っていただいてこそ、存在意義がある仕事だと思いますので・・

(余裕が無さそうだと話しかけづらくなってしまいますからね(><;))

 

というわけで、

(忙しい部署であれば)スケジューリング力や、事務処理能力が高まると思います。

 

 

と、一会社の事例なのでどこもこうなのかはわかりませんが、

こういったところもあるんだな〜くらいに、

営業事務の仕事をしてみようかな?と思われているどなたかのお役に立てれば幸いです!

 

 

(^^)ノ

 

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